6 نکته برای نوشتن نامه های رسمی در رایتینگ آیلتس

آیا شروع و پایان نامه های رسمی آیلتس را می شناسید؟

برای یادگیری نگارش نامه رسمی برای آزمون رایتینگ آیلتس ، و بدون هیچ مقدمه چینی ، بهتر است ابتدا به سوال زیر دقت کنیم:

On a recent holiday you lost a valuable item, fortunately, you have travel insurance to cover the costs.

Write a letter to the manager of your insurance company. in your letter;

• describe the item
• explain how you lost it
• tell the insurance company what you like them to do

این سوال نگارش نامه رسمی از یکی از کتاب های کمبریج آیلتس برداشته شده است. همانطور که میبینید هر سوال در قسمت letter writing آیلتس دارای یک بخش ابتدایی (instruction) و سه bullet است. در همین ابتدا حواسمان باشد که باید به هر سه bullet پاسخ دهیم.

کپسول آیلتس

یک: مخاطب خود را بشناسید!

شاید از خود بپرسید چگونه فرق بین نامه های formal و semi-formal را بفهمیم. موارد زیر می تواند به شما کمک کند.

اگر شخصی که قرار است برایش نامه رسمی بنویسید را می شناسید یا قبلا دیده اید، مثل رییس اداره تان یا مدیر هتلی که در آن اقامت داشته اید پس نامه تان semi-formal است بنابراین می توانید آن شخص را با اسم در ابتدای نامه خطاب کنید.

در مثال بالا که اول مقاله آوردیم ، باید به رییس بیمه نامه بنویسید. بنابراین چون او را تا به حال ندیده اید، نامه formal خواهد بود. بنابراین شروع آن باید بدین شکل :

,Dear Sir/ Madam

… I am writing to let you know that

و پایان آن بدین شکل باشد:

 … I look forward to
,Yours faithfully
Mr. M. Thomas

اما در نامه های نیمه-رسمی، معمولا شروع بدین شکل:

,Dear Mr. Grover
I am writing to express my gratitude for

و پایان بدین شکل است:

 … I am looking forward to
,Yours sincerely
Mark Thomas

دو: جملات بسیار کاربردی برای ابتدا و انتها

جملات ابتدایی و انتهایی نقش بسیار مهمی در درک بهتر مخاطب از نامه رسمی بازی می کنند. بنابراین، باید در نگارش آن ها دقت کرد. معمولا بسیار عالی است که نامه را با هدفی که دارد شروع کنیم. مثلا اگر می خواهید نامه رسمی شکایت بنویسید، بهتر است با جملاتی مانند جملات زیر نامه خود را شروع کنید:

Dear Sir/ Madam,

• I am writing to complain about … .
• I wish to complain about … .
• I am writing to express my dissatisfaction with … .
• I am writing with regards to … .

و جملات پایانی مناسب برای آن نیز می تواند مانند جملات زیر باشد:

I would like to thank you in advance for … .
Thank you for giving your attention to this complaint/matter.

کپسول آیلتس

سه: پاراگراف بندی و ساختار

شما باید چهار پنج پاراگراف ( شامل جملات ابتدا و انتها) برای نامه رسمی خود در نظر بگیرید. مثلا به مثال زیر توجه فرمایید.

این همان سوالی است که در ابتدای مقاله، پرسیدیم. این سوال مثل تمام سوالات دیگر سه bullet دارد. بنابراین ما پنج پاراگراف خود را به شکل زیر دسته بندی می کنیم. لطفا به sample زیر دقت کنید:

Dear Sir/ Madam,
I am writing to inform you about a digital camera that I lost whilst on holiday in Paris on June 10th this year.
The camera is an Olympus 9C, which cost $ 500 when I purchased it in February 2017. It was in a black leather case, attached to a short brown strap.
I first noticed it was missing from my rucksack when I returned to our hotel called ‘Les Petit’ on Vinci Avenue at around 5pm. I believe it was taken from my bag while I was walking around the Grande Metro Station.
I would like to make a claim for this item and I kindly request that you send me details about how I should proceed.
I look forward to your reply.
Yours faithfully,
Mrs. J. Watson

مداد قرمز

چهار: گرامر

برای مودب به نظر رسیدن بهتر است از سوالات غیر مستقیم یعنی از indirect questions استفاده کنیم. مثلا در یک نامه درخواست بجای سوال ?How should I proceed می توانیم از عبارت زیر استفاده کنیم:

I would like to make a claim for this item and I kindly request that you send me details about how I should proceed.

مثلا به جای سوالاتی مانند :

Could you tell/inform me what I should do? / how I should proceed? / who I should contact?

می توان از عباراتی مانند عبارات زیر استفاده کرد:

I would like to know how long this procedure will take?
I would be grateful if you could/ would …….

برای یادگرفتن سوالات غیر مستقیم، به بخش گرامر وبسایت مراجعه کنید.

پنجم: واژگان

اگر نیازمند به نمره خوبی در آزمون آیلتس هستید، حتما حتما باید lexical resource یا دایره واژگانی مناسبی در نامه رسمی خود بکار برده باشید. شما باید برای فعل های روزمره و معمول و لغات پر تکرار، معادل یابی کنید. به لیست زیر که برایتان آماده کرده ایم دقت کنید:

•
o Need – Require
•
o Take part – Participate
•
o Get – Acquire
•
o Give – Administer
•
o Look for – Research
•
o Ask for – Appeal for
•
o Write – Compose

این ها تنها مشتی نمونه ی خروار است و کامل اینگونه کلمات را در مقاله لیست کلمات خاص برای آیلتس می توانید مشاهده کنید.

کپسول آیلتس

ششم: علامت گذاری یا punctuation

در نامه formal  یا نامه رسمی رایتینگ آیلتس ، شما نباید از مخفف ها استفاده کنید. مثلا به جای don’t باید از do not استفاده کنید. یادتان باشد برای اسامی خاص مانند نام اشخاص و هتل ها و خیابان ها و … از capital letters یا حروف بزرگ استفاده کنید.

در پایان باید اشاره کنیم که اگر ویدیو ها و پادکست های وبسایت ما را دنبال کنید، مطالب آموزشی را حتی به صورتی جذاب تر از مقالات می توانید پیگیری کنید!